Blogs

Logistieke service op Camp Pendleton

Van 2015 tot 2016 voerde Telaeris een servicecontract uit met Marine Corps Base Camp Pendleton om de mariniers te helpen met het labelen van activa van 30000 Base Property (BP).

Dit blogartikel spreekt over de technische details van het eigenlijke werk dat is gecontracteerd en hoe Telaeris de snelheid van het voltooien van het werk heeft verbeterd. Lees ons bijbehorende blogartikel voor een meer onderhoudend hoog niveau van het schrijven van het werk.

 

Het Korps Mariniers moest voorraadverantwoordelijkheid en zichtbaarheid van eigendommen bereiken in overeenstemming met de wet- en regelgeving van het Ministerie van Defensie (DoD) voor middelenbeheer. Dit vereiste het werken via hun Accountable Property System of Record (APSR), het Defense Property Accountability System (DPAS).

camp-pendleton-logistics-serivce-main-image

Het inventarisatieproces bij aankomst van Telaeris was handmatig arbeidsintensief en tijdrovend. Telaeris kreeg een contract van een jaar alleen om mankracht toe te voegen aan het team van mariniers die momenteel de basis lopen, gebied voor gebied, alle activa die ze konden vinden te vinden en te taggen. Het hele proces was naar verwachting 2-3 jaar, en ons contract had opties voor deze verlenging.

De reden waarom Telaeris op deze RFP heeft geboden was omdat we van mening waren dat onze technologische focus ons team in staat zou stellen om manieren te vinden om het proces te verbeteren. Met ons XPressTools-product deden we immers al jaren aan vermogensbeheer. Maar eerst moesten we het huidige proces en de uitdagingen begrijpen.

Activa die worden getagd

De activa op een Marine Corps-basis zijn gevarieerd, talrijk en wijdverbreid. Enkele van de activa die we moesten vinden, waren:

  • Computers / laptops
  • kopieerapparaten
  • printers
  • Televisies
  • Huishoudelijke apparaten
  • trailers
  • Grasmaaiers
  • Voertuigen
  • Historische wapens

De lijsten van deze activa moesten worden afgedrukt, site per site vanuit DPAS. Deze lijsten kunnen variëren van 40 tot 1000+ items per site. Het Telaeris-team dat met de mariniers werkte, moest vervolgens alle activa fysiek identificeren en voorzien van de huidige BP-labels. En toen de site klaar was, moest er een Custodial Assets Report (CAR) worden ingevuld. Op de CAR moesten we bepalen welke items opnieuw waren gelabeld en of er ontbrekende activa waren gemeld. Kapotte of ongebruikte activa werden omgezet in BP met de juiste papieren voor het Defense Reutilization and Marketing Office (DRMO).

Base Property-proces

Dit was de standaardaanpak van hoe de basisvoorraad werd gecontroleerd:

  • 4-teams van 2-medewerkers verdelen de werklast bij BP. Elk heeft meerdere CAR-accounts. BP zou een kopie van de CAR naar de Unit / Divisie sturen en de Reporting Officer (RO) zou elke Asset en zijn locatie volgen. Vervolgens zou die afdeling afspraken met BP maken om uit te gaan en hun activa te taggen / labelen.
  • BP zou de etiketten voorafgaand aan het bezoek aan de site vooraf afdrukken op de auto van het toestel. Hun voorgedrukte, gele stickerlabels kwamen op een strook geperforeerd papier. Nogmaals, aangezien CAR's kunnen variëren van 40 -1000 + Assets, zou dit hetzelfde zijn als een strip 40 - 1000 + stickerlabels.
  • Op de eenheid zou een activum worden gelokaliseerd en het serienummer luid worden voorgelezen. Vervolgens zouden de assistenten door de strip met labels scrollen, het overeenkomende label vinden en het op de boven- of voorkant van de asset plakken. Hiermee is het proces voltooid waarbij Asset 'getagd' is en verantwoord.
Tags die worden gebruikt voor services voor magazijnondersteuning vóór de nieuwe systeemimplementatie
Strips van labels gebruikt voor maritieme activa

Complicaties

Er waren veel complicaties aan dit proces.

Mens / machine fout

Simpele waren gebaseerd op menselijke fouten - waarbij de verkeerde lijst zou kunnen worden afgedrukt voor de bezochte site. Helaas, aangezien de basis zo groot was, kon dit uren van een groot team verspillen aan het naar de site rijden en terugkeren voor nieuwe labels.

Als de industriële etikettenprinter werd verbroken, zou dit het asset-team bovendien tot het uiterste kunnen herstellen.

Niet alle activa waren zichtbaar en / of gemakkelijk toegankelijk

Meestal waren laptops bij hun gebruiker, wat betekende dat ze misschien niet op de site waren. Computertorens waren verborgen onder, achter of aan de zijkant van een bureau. Kopieermachines / printers werden soms gemonteerd in een ruimte van gemak, boven een bureau of achter een deur. Met deze activa was het probleem eenvoudigweg het vinden van het actief en vervolgens het vinden van het serienummer.

Televisies vormden een van de meest tijdrovende uitdagingen. Deze werden meestal aan de muur gemonteerd zonder een zwenkarm. Om het serienummer te kunnen lezen, moesten de tv's van de muur worden losgekoppeld en vervolgens opnieuw worden bevestigd. Apparaten moesten ook fysiek worden verplaatst om serienummers op hun achterkant te kunnen lezen.

Vervaagd afdrukken

Op grasmaaiers en voertuigen werden hun serienummers blootgesteld aan de elementen en waren ze vaak onleesbaar.

Activa niet op CAR maar worden gebruikt door Unit

Vaak zijn sites in het bezit van activa die elders zijn toegewezen. BP-personeel noteert, noteert het serienummer, de inventaris-ID, nomenclatuur en locatie. Het Base Property Team zou deze informatie terug naar kantoor nemen en officieel toevoegen aan de AUTO, en vervolgens met bedrukt label terugkeren naar tag Asset. Deze extra reis kan 2-3 uren in totaal aan personeelstijd kosten.

Het proces van Telaeris

Telaeris werd speciaal ingehuurd om mankracht te bieden om de mariniers bij BP te helpen bij het inventariseren van alle CAR-accounts. Gedurende de eerste drie maanden leerde ons team ter plekke het proces van de Marine Corps en sprak met mariniers op de grond om te bepalen wat werkte en wat zou kunnen worden verbeterd.

Met deze on-site-informatie hebben de ingenieurs van Telaeris op ons hoofdkantoor een volledig nieuw systeem gebouwd om het asset-taggingproces te versnellen. We beseften dat ons systeem niet rechtstreeks kon communiceren met computersystemen van de overheid, maar het resultaat moest voldoen aan alle voorschriften.

We werden herhaaldelijk gewaarschuwd dat technische inspanningen en apparatuurkosten niet konden worden doorberekend aan de overheid. Ook deze inspanning had geen invloed op ons werk ter plaatse. Gelukkig, aangezien we al commerciële inventarisatietoepassingen hadden gebouwd, was het grootste deel van de applicatie snel opgebouwd uit bestaande onderdelen.

Voer XPressLabel in

Om aan deze vereisten te voldoen, hebben we een systeem gebouwd met de naam XPressLabel. Het bestond uit:

  • Aangepaste geschreven applicatie
  • Microsoft Surface Tablet
  • Draadloze etikettenprinter
  • Bedrade barcodescanner
  • Draadloze barcodescanner

We hebben het systeem op kantoor getest en toen we zeker wisten dat het klaar was, hebben we het gedemonstreerd aan onze Program Manager. Hij was zo onder de indruk dat hij ons team goedkeurde om het systeem te gebruiken om het taggingproces van activa te versnellen.

telaeris-logistics-dienst-in-actie
XPressLabel-systeem in actie

Logistieke serviceproces van Telaeris

Nadat we het XPressLabel-systeem hadden geïntroduceerd, werkten het proces en het programma als volgt:

  • Unit's CAR is gedownload op de tablet. De CAR-lijst was zichtbaar en doorzoekbaar om nauwkeurigheid en efficiëntie te bieden en om het bijgewerkte rapport te bekijken terwijl de dag vorderde.
  • Bij de eenheid hebben we het activum gevonden en de barcode van de item-ID gescand met behulp van de bekabelde of draadloze barcodescanner.
  • Het XPressLabel-programma bevestigde dat het actief zich in de CAR bevond.
  • Wanneer de operator het activum heeft bevestigd, tikken ze op de afdrukknop waarmee wordt gestart met afdrukken vanaf de draagbare draadloze printer.
  • Voor moeilijk bereikbare en onleesbare bedrijfs-ID-nummers konden de scanners barcodes lezen tot op 2 meter afstand.
  • Als alleen een gedeeltelijk activanummer zichtbaar was, kan het programma de CAR doorzoeken en filteren om te bepalen of het zich in de CAR bevindt of niet.
  • Wanneer niet-verantwoorde activa werden gevonden, bood het programma de mogelijkheid om een ​​activum toe te voegen aan een CAR, een label af te drukken en ter plekke het activum te taggen.

Dit alles leverde veel tijdwinst op. Wat nog belangrijker is, is dat het aantal mensen dat nodig is voor het inventariseren van een site uit 6-10 beperkt is tot 1-2. Op dezelfde manier ging de tijd drastisch omlaag.

Tags gebruikt voor services voor magazijnondersteuning na nieuwe systeemimplementatie
Individuele tags afgedrukt via draadloze printer

Voor en na het gebruik van de logistieke service van Telaeris

Onderstaande tabel geeft de tijdwinst weer na implementatie en gebruik van de Logistieke Dienst van Telaeris.

 Activiteiten Beschrijving Voor  Na Tijdbesparingen # Per gebied Min opgeslagen
 Voorbereiding van labels en apparatuur  30 min 15 min 15 min 1 15
 Boekhouding voor item in DPAS-lijst

 4 min

Handmatig lokaliseren en verifiëren van asset-ID

 <1 min

Barcode gescand en systeem verifieert ID

 3 min 500 1500
 Items labelen

 4 min

Blader door etiketvellen

<1 min

Label ter plaatse afdrukken met mobiele printer 

 3 min 500 1500
 Ontbrekende artikelprocedure

 180 min

Markeer item op lijst om later te updaten

 5 min

Systeem genereert een rapport van gevonden en ontbrekende items

 175 min 10 1750
 Lijst verificatie

 120 min

Blader handmatig door de papieren lijst

 30 min

Elektronisch geverifieerd

 90 min 1 90
 Berichtgeving

 30 min

Handmatig rapport invoeren

 15 min

Gegevens exporteren en importeren

 15 min 1 15

Resultaat van de Logistieke Dienst van Telaeris

De service van Telaeris verbeterde het Voorraadproces van Base Property met efficiëntie en verantwoordelijkheid. We hebben dit bereikt door onnodige afgedrukte labels te verwijderen voor items die uit de CAR zijn verwijderd of naar DRMO zijn gegaan. Ook door de mogelijkheid om ter plekke een niet-verantwoorde activa toe te voegen, konden we tijd besparen. Onze service heeft de elektronische vorm van een bijgewerkte CAR bijgehouden met elke toegevoegde waarde, label gedrukt en niet afgedrukt. Het beste van alles is dat aan het einde van de dag een e-mail met een rapport van de meest recente bijgewerkte CAR naar hun betreffende basiseigendomsteam en eenheid / afdeling RO is gestuurd voor hun administratie, waardoor het team efficiënt is met accurate informatie.

Het belangrijkste is dat ons systeem het proces in iets meer dan 1 jaar heeft voltooid. Hoewel dit Telaeris misschien twee jaar contractueel personeel bij de basis verloren heeft, was het de juiste manier om onze klant van dienst te zijn.

Vergeet niet om ons begeleidend blogartikel te lezen: De benadering van de Lazy Man tot 10x efficiëntie.

Laat een reactie achter

*

E-mail Abonnement

Ontvang de laatste updates rechtstreeks in uw inbox